Dans ce module, nous aborderons la gestion et le stockage des données tout au long de votre projet. Plus précisément, nous présenterons quelques principes de bonnes pratiques en matière de gestion active des données et vous proposerons des logiciels utiles. Un stockage adéquat des données vous permettra d'aborder le partage de données avec plus d'aisance !
Comme nous l’avons mentionné dans les modules précédents, la gestion active des données à court terme est une compétence essentielle pour les chercheurs en début de carrière. Il est tout aussi important de réfléchir à ce que vous ferez de vos données une fois le projet terminé que de réfléchir à leur utilisation pendant le déroulement du projet.
Commençons par aborder la différence entre le stockage des données et leur conservation. Le stockage des données consiste simplement à les placer quelque part pendant que vous travaillez sur votre projet (c'est ce que nous avons appelé la « gestion active des données »). La conservation des données consiste quant à elle à déterminer quelles données spécifiques doivent être préservées au fil du temps afin qu'elles restent accessibles et compréhensibles malgré les évolutions technologiques.
La conservation des données implique de respecter les principes FAIR, c'est-à-dire de veiller à ce que les données soient repérables, accessibles et exploitables à long terme ; cela signifie également d'intégrer dans votre plan de gestion des données les étapes qui vous permettront de déposer vos données dans un référentiel.
Qu'est-ce qu'un référentiel de données ? Les référentiels de données, comme CIOOS, collectent, stockent et gèrent de vastes quantités de jeux de données à des fins de partage et d'analyse.
Les référentiels de données sont utiles, car ils vous évitent de vous inquiéter sans cesse pour vos données ! Dans un module précédent, nous avons évoqué les pièges liés aux données, et l’un des moyens d’éviter la quasi-totalité de ces pièges aurait été de stocker les données dans un référentiel. Les deux chercheurs n’auraient même pas eu besoin de se parler. Les référentiels proposent également des lignes directrices sur les bonnes pratiques à respecter lors du dépôt, ce qui se traduit par une liste de contrôle facile à suivre pour s’assurer que vos données sont FAIR.
Le choix d'un référentiel doit être effectué dès les premières étapes de votre plan de gestion des données ; ce choix vous aidera à définir votre vocabulaire contrôlé, votre schéma de métadonnées et, bien sûr, la manière dont vous gérerez activement vos données.
Voici quelques bonnes pratiques en matière de gestion active des données qui vous aideront à préparer vos données en vue de leur dépôt ultérieur dans un référentiel :
À ne pas faire : Ne soyez pas la seule personne à disposer d’une copie des données ou des traitements de données. Ne conservez pas votre travail uniquement sur votre ordinateur portable ou sur une clé USB qui pourrait être perdue.
Faites plutôt ceci : Faites plutôt ceci : utilisez Google Drive, Dropbox ou SharePoint pour vous assurer que tous les membres concernés de votre équipe restent informés de l'avancement du projet. Bon nombre de ces programmes permettent également à plusieurs personnes de modifier un document en même temps, ce qui favorise une collaboration plus efficace. (Les programmes cités ici ne sont que des exemples ; votre établissement dispose peut-être d'autres services cloud.)
À ne pas faire : ne comptez pas uniquement sur le cloud pour sauvegarder vos données. S'il n'est pas recommandé de stocker vos données uniquement sur une clé USB ou un ordinateur portable, qui pourraient être perdus ou endommagés, il n'est pas non plus recommandé de stocker votre travail uniquement sur le cloud.
Faites plutôt ceci : Suivez les principes du « 3-2-1 » pour la sauvegarde : 3 copies distinctes, dont 2 sur site/en local, mais sur des supports différents, et 1 dans un lieu hors site.
Voici un exemple d’application de ce principe « 3-2-1 » : une copie sur le cloud, une copie sur l’ordinateur de quelqu’un et une troisième copie imprimée.
Ce sont là autant d'éléments qui peuvent et doivent être abordés dans les plans de gestion des données dès le lancement du projet, et qui peuvent être pris en compte dans le budget si des fonds sont nécessaires pour imprimer une copie de sauvegarde ou financer un stockage hors site.
Pour ceux d'entre vous qui fréquentent un établissement d'enseignement supérieur ou qui travaillent dans une entreprise, renseignez-vous sur les ressources qu'ils mettent à votre disposition : beaucoup disposent de systèmes de stockage hors site ou se chargeront de la gestion de vos données à votre place.
Je suis certain que beaucoup d’entre vous ont identifié l’un des problèmes liés à l’utilisation de la méthode 3-2-1 au cours du projet : le fait de disposer de trois copies peut soulever des questions d’ordre éthique si les données doivent être transférées vers un stockage à long terme. C’est un aspect dont il faut également tenir compte dans votre plan de gestion des données : qui va s’assurer que toutes les copies sont correctement stockées et éliminées si cela s’avère nécessaire pour des raisons éthiques ? La personne chargée de cette tâche devra avoir accès aux trois copies.
Commencez par vérifier si votre établissement ou votre bailleur de fonds vous a indiqué un dépôt en ligne spécifique à utiliser. Si c'est le cas, vous devez vous y conformer, sinon cela serait contraire aux règles de professionnalisme.
Si aucun référentiel n'est spécifié, voici les caractéristiques recommandées à prendre en compte :
Quelle est la meilleure méthode de gestion active des données ? Pensez-vous qu'il soit important que l'un des trois formats de stockage soit un support physique imprimé ? Quelle est, selon vous, la durée de vie de chaque format de stockage (en comparant le papier, la clé USB et le stockage dans le cloud) ? Quel est le niveau d'entretien requis pour chaque format de stockage ?
